Você precisa de um wedding planner para casar na Itália?

Nós não vendemos organização de casamento. Encontramos locais e paramos aí. Então não temos motivo nenhum para dizer que vocês precisam de um planner, nem para dizer que não precisam.

A resposta curta é que a maioria dos casais que casa na Itália não precisa de um planner completo, e boa parte dos que contratam um está comprando a coordenação de um dia que já sabe como quer passar.

O que um planner completo faz de verdade

• Encontra locais, monta uma lista curta e negocia com eles
• Busca e contrata todos os fornecedores — buffet, flores, música, fotografia, beleza, transporte
• Administra o orçamento e o calendário de pagamentos de todos eles
• Cuida da papelada legal da cerimônia civil, ou da papelada da igreja se for religiosa
• Monta o cronograma do dia e conduz o dia em si
• É a pessoa para quem os fornecedores ligam quando algo dá errado

Isso é um trabalho de verdade e os bons valem o que cobram. A questão é se é esse o trabalho que vocês precisam que alguém faça.

Quanto custa

A organização completa de um casamento de destino na Itália costuma ser cobrada como porcentagem do orçamento total, em geral entre dez e quinze por cento, ou como valor fixo que, para um casal estrangeiro, quase sempre começa nas dezenas de milhares de euros.

Em um casamento de €40.000, doze por cento são €4.800. Em um de €80.000, são €9.600 — para o mesmo número de fornecedores e mais ou menos o mesmo número de e-mails. É essa parte que vale pensar antes de aceitar uma porcentagem.

A pergunta sobre comissão que ninguém faz

Muitos planners recebem comissão dos locais e fornecedores que recomendam. É legal, é comum no setor, e um planner que recebe comissão não está fazendo nada de errado.

Mas isso significa que a recomendação não é neutra, e de fora vocês não têm como saber. Perguntem direto: "Você recebe alguma comissão, taxa de indicação ou desconto dos locais e fornecedores que recomenda?" Quem não recebe responde em uma frase e fica feliz com a pergunta. Quem recebe geralmente conta a verdade se a pergunta for direta. As duas respostas são úteis; não perguntar não é.

Os três casos em que vocês realmente precisam de um

• Um casamento grande em um local sem coordenador próprio. Acima de uns cem convidados, em um local vazio onde vocês levam tudo, alguém tem que conduzir a logística, e não pode ser você de vestido de noiva.
• Um evento de vários dias ou vários lugares. Jantar de boas-vindas em uma cidade, cerimônia em outra, festa numa terceira. A complexidade não está em cada dia, está nas emendas entre eles.
• Sem italiano, sem visita, sem tempo. Se vocês não conseguem ir à Itália antes do casamento, não conseguem atender ligações no horário comercial italiano e não têm ninguém que fale a língua, vocês estão comprando a presença de alguém, não o gosto dessa pessoa.

O que a maioria dos casais precisa no lugar disso

Dividam o trabalho em partes e vocês normalmente descobrem que precisam de duas delas, não das seis.

• Alguém para encontrar e verificar o local. É a decisão que custa mais caro e a mais difícil de desfazer, e acontece doze a dezoito meses antes de todo o resto.
• Um coordenador para o dia. Papel completamente diferente e muito mais barato — alguém que conduz o cronograma no dia, cobra a florista e avisa a banda quando começar.
• Um fotógrafo que conheça a região. Subestimado. Um fotógrafo que já trabalhou no local de vocês sabe onde está a luz às sete da noite em setembro.

O coordenador do dia

É o papel que os casais mais deixam de fora e de que mais se arrependem depois. Não é organização completa — a pessoa chega uma ou duas semanas antes, assume o plano de vocês e executa. Muitos locais na Itália já incluem um, ou têm alguém com quem sempre trabalham, e o valor é uma fração da organização completa.

Perguntem ao local se eles têm coordenador, se está incluído e o que exatamente essa pessoa faz. "Temos equipe no local" não é a mesma coisa que alguém cujo trabalho é o cronograma de vocês.

Como diferenciar um bom planner de um planner caro

• Peçam um valor fixo, não uma porcentagem. Se só trabalham por porcentagem, perguntem o que muda no trabalho deles quando o orçamento de vocês sobe.
• Perguntem quem estará fisicamente no local no dia, pelo nome. Em algumas agências não é a pessoa que está vendendo para vocês.
• Peçam o contrato antes do sinal, e leiam a cláusula de cancelamento nos dois sentidos.
• Perguntem quantos casamentos eles fazem no mês de vocês. Um planner com doze casamentos em setembro está operando uma linha de produção.
• Perguntem sobre comissão, como acima.

E se a resposta honesta para vocês é que querem que alguém tire tudo isso das suas mãos, contratem um bom planner e parem de ler artigos como este. É uma coisa legítima de comprar. Só não é a única coisa à venda, e é vendida com frequência para quem chegou pedindo algo muito menor.